隨著時(shí)代的變遷，越來越多的企業(yè)開始對會(huì)展及會(huì)議活動(dòng)有了更加準(zhǔn)確的要求，一次會(huì)議及會(huì)展承擔(dān)的也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不再是溝通等基本要求，更多的企業(yè)希望能充分挖掘內(nèi)在的價(jià)值，所以如何成功的策劃一場會(huì)展或會(huì)議活動(dòng)就成了一個(gè)不容忽視的問題。一場好的會(huì)展或會(huì)議策劃首先要確定的就是開幕時(shí)間會(huì)議的開幕式可以安排在會(huì)議正式開始前一天的晚上，也可以安排在會(huì)議正式開始的第一天上午。國際會(huì)議開幕式的時(shí)間安排也不盡相同，通常是由東道國來決定。

 

 

       如國際自控聯(lián)合會(huì)的會(huì)議，第十三屆在美國舉辦時(shí)的開幕式就是安排在會(huì)議正式開始前一天的晚，而第十四屆在我國舉辦時(shí)是安排在會(huì)議正式開始的第一天上午。其次就是開幕式地點(diǎn)開幕式的地點(diǎn)基本決定于會(huì)議代表的人數(shù)。在舉辦千人甚至上萬人的大型會(huì)議時(shí)，一般很難尋找到合適的會(huì)場。就成都的現(xiàn)狀而言，舉辦大型會(huì)議最多的成都國際會(huì)議中心的1號會(huì)議廳總共可容納2500人，若會(huì)議規(guī)模超過2，500人，一種方式是將開幕式改到人民大會(huì)堂，這需要安排交通車和增加會(huì)議的開支;另一種就是采用主會(huì)場和分會(huì)場并用;主會(huì)場舉辦開幕式，分會(huì)場可采用大屏幕進(jìn)行現(xiàn)場轉(zhuǎn)播。2001年在成都國際會(huì)議中心舉辦第二十三屆國際兒科會(huì)議的開幕式時(shí)，將近4000名代表參加，會(huì)議組織者在1號會(huì)議廳舉辦開幕式，在可容納6，000人的2號會(huì)議廳和可容納1，000人的17號會(huì)議廳作為兩個(gè)分會(huì)場用多媒體進(jìn)行大屏幕的現(xiàn)場轉(zhuǎn)播，效果很好。另外開幕式會(huì)場布置也十分重要通常會(huì)議開幕式的會(huì)場布置比較簡單，形式也基本相同，包括主席臺(tái)的布置和會(huì)議代表席的布置?！　?1)背景板和橫幅會(huì)場的標(biāo)志物是背景板或橫幅。有的會(huì)議既有背景板也有橫幅;有的會(huì)議二者取一，這沒有慣例，完全由組織委員會(huì)商定。

 

       背景板是最近十幾年流行起來的，大多數(shù)的會(huì)議都會(huì)選用這種方式。主席臺(tái)的背景為幕布，背景板放置于背景中央。能夠舉辦大型會(huì)議的會(huì)場都有固定尺寸的背景板，會(huì)議只要按照這個(gè)尺寸制作即可。背景板由三部分內(nèi)容組成：一是會(huì)議的會(huì)徽和有關(guān)組織的徽章;二是會(huì)議的(中、英文)名稱、縮寫和會(huì)議舉辦時(shí)間和地點(diǎn);三是會(huì)議的主辦單位。背景板的設(shè)計(jì)要簡潔、色彩明快、主色調(diào)應(yīng)與各輪通知書封皮的主色調(diào)相同。在會(huì)議舉辦期間，電視報(bào)道會(huì)議時(shí)，背景板的畫面是很顯眼的。許多會(huì)議代表也經(jīng)常會(huì)選擇以會(huì)議背景板作為背景照相留念的。橫幅的制作相對簡單，橫幅布的顏色選用以紅色居多，有些會(huì)議也選用其他顏色，如綠色。為了醒目，橫幅上的字一般均采用白色。字的內(nèi)容是會(huì)議的(中、英文)名稱。若是選用中、英文名稱、一般的設(shè)計(jì)是采用中文在上，英文在下的方式。　　2)主席臺(tái)主席臺(tái)根據(jù)不同會(huì)議的要求，有各種各樣的布置方式。最常用的是在主席臺(tái)的中央正前方擺設(shè)一長條桌，長度根據(jù)開幕式時(shí)上主席臺(tái)的人數(shù)而定。長條桌上擺放桌簽、鮮花、茶杯或礦泉水、會(huì)議專用的紙和筆。會(huì)議主持人一般在長條桌的一側(cè)，他的座位處擺放臺(tái)式麥克風(fēng)。長條桌后側(cè)擺放椅子，長條桌的前側(cè)擺放花草。目前，桌簽的制作方法非常簡單，是將坐在主席臺(tái)的人員姓名用計(jì)算機(jī)打印在紙上，插入有機(jī)玻璃制作的標(biāo)準(zhǔn)桌簽殼中即可。人名的用法有下列幾種方式：國內(nèi)會(huì)議全部用中文，國際會(huì)議可以全部用英文，也可以中國人用中文、外國人用英文，還可以全部用中、英文，中文在上，英文在下。主席臺(tái)右側(cè)擺放講臺(tái)1個(gè)，講臺(tái)上擺放1個(gè)臺(tái)式麥克風(fēng)、臺(tái)燈和鮮花。　

 

       對會(huì)議感興趣的新聞?dòng)浾叨紩?huì)前來參加會(huì)議的開幕式，有影響力的會(huì)議經(jīng)常會(huì)有上百名記者現(xiàn)場采訪。會(huì)議組織者應(yīng)該在會(huì)場附近設(shè)立記者接待站。記者在這里可以領(lǐng)取記者證、新聞報(bào)道稿和其他有關(guān)的會(huì)議材料。記者的工作性質(zhì)使得他們喜好四處走動(dòng)并進(jìn)行拍攝，試想如有上百名記者在會(huì)場走來走去，會(huì)議將無法正常進(jìn)行。在成都地區(qū)，除了中央電視臺(tái)、新華社等有數(shù)幾家新聞單位發(fā)給特殊的證件可以在會(huì)場進(jìn)行走動(dòng)采訪，其他的記者只能在規(guī)定的記者席就坐。開幕式結(jié)束后，所有記者就都可以自由采訪了?！　“踩Ｐl(wèi)工作在開幕式中也是非常重要的，特別是如有政府領(lǐng)導(dǎo)人參加開幕式。會(huì)場布置結(jié)束后，公安人員和負(fù)責(zé)會(huì)議保衛(wèi)的工作人員對會(huì)場要進(jìn)行認(rèn)真的安全檢查，排除任何可能的安全隱患。安全檢查結(jié)束后，開幕式的會(huì)場應(yīng)該采取封閉措施，人員不得隨意進(jìn)出。會(huì)場應(yīng)設(shè)有為政府領(lǐng)導(dǎo)人使用的專用通道，以免造成圍觀的局面。在舉辦開幕式的大會(huì)場人口安排工作人員和安保人員，所有進(jìn)入的人員要求憑胸卡或開幕式的請柬入場。對于開幕式可能出現(xiàn)的其他敏感問題，有關(guān)部門會(huì)采取預(yù)防措施，會(huì)議組織者只要積極配合就可以了?！?/div>