一、會(huì)議預(yù)備

（一）、會(huì)議資料預(yù)備留意事項(xiàng)：

 

1、在具備條件的前提下將參會(huì)人員的資料按每人次預(yù)備好，留意區(qū)別參會(huì)人員的人物（如分紅會(huì)議掌管、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)一般人員），資料依照人員人物別離預(yù)備。

 

2、會(huì)議資料較多時(shí)，需求依照會(huì)議議程將會(huì)議資料按次第排放，最好裝訂成冊(cè)，編好頁(yè)碼，便利參會(huì)人員閱覽。

 

3、當(dāng)參會(huì)各人員因人物不同需求不同的資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)依照人員或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)示資料歸屬人員或單位，便利參會(huì)人員收取。

 

4、若需求給參會(huì)人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品等，應(yīng)當(dāng)與會(huì)議資料一起預(yù)備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會(huì)人員。

 

（二）、會(huì)議告訴留意事項(xiàng)：

 

會(huì)議告訴分為口頭告訴和書面告訴，其間口頭告訴只適用于參會(huì)人員較少的非正式會(huì)議，書面會(huì)議告訴需留意以下幾點(diǎn)：

 

1、正式的書面會(huì)議告訴應(yīng)包含：扼要的會(huì)議議程闡明、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)刻、會(huì)議地址等。

 

2、書面會(huì)議告訴應(yīng)經(jīng)過正式途徑發(fā)送給參會(huì)人員，如OA體系、電子郵箱、網(wǎng)站發(fā)布等，如有必要可另行電話告訴參會(huì)人員。

 

（三）、會(huì)議議程組織留意事項(xiàng)：

 

1、正式會(huì)議開端時(shí)一般需求解說會(huì)議全體流程，將會(huì)議分為幾項(xiàng)內(nèi)容，如作業(yè)匯報(bào)階段、評(píng)論階段、作業(yè)組織階段等。會(huì)議流程介紹需求收拾成正式文檔作為會(huì)議掌管的資料裝訂好，一般情況下沒有會(huì)議掌管人的情況下可有會(huì)議組織人員介紹會(huì)議流程。

 

2、組織會(huì)議議程時(shí)應(yīng)考慮到會(huì)議時(shí)刻，盡量將會(huì)議時(shí)段組織在正常作業(yè)時(shí)段內(nèi)，如9：00-11:00或許15:00-17:00，如果是跨天的會(huì)議或許占用中晚餐時(shí)刻的會(huì)議需求考慮是否組織餐宿問題。

 

（四）、會(huì)場(chǎng)安置留意事項(xiàng)：

 

1、正式會(huì)議的會(huì)場(chǎng)應(yīng)提早組織好，并在書面會(huì)議告訴中奉告參會(huì)人員。

 

2、正式會(huì)議一般需求組織好參會(huì)人員的坐席并預(yù)備好參會(huì)人員的銘牌，在會(huì)議開端前排好坐席及銘牌。

 

3、關(guān)于組織好坐席的會(huì)場(chǎng)，應(yīng)將會(huì)議資料袋在會(huì)議前擺放在坐席上。

 

4、需求用到視頻放映或許開視頻會(huì)議時(shí)，要調(diào)試好會(huì)場(chǎng)的投影儀、調(diào)音臺(tái)、幕布、麥克風(fēng)等器械。

 

5、留意各項(xiàng)會(huì)場(chǎng)的環(huán)境要素，例如溫度、燈火等，依照實(shí)際情況調(diào)整好。

 

6、會(huì)議組織人員應(yīng)預(yù)備好各項(xiàng)會(huì)議記載東西，如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等，以便于在會(huì)后做好會(huì)議總結(jié)作業(yè)。

 

（五）、現(xiàn)場(chǎng)組織（人員進(jìn)場(chǎng)時(shí)）留意事項(xiàng)：

 

1、會(huì)議開端前在會(huì)場(chǎng)入口處建立接待處，預(yù)備好報(bào)到表，對(duì)參會(huì)人員報(bào)到。

 

2、會(huì)議資料較少時(shí)可在參會(huì)人員報(bào)到時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員。

 

二、會(huì)議中

（一）會(huì)議記載留意事項(xiàng)：

 

1、組織好專職的會(huì)議記載員，對(duì)參會(huì)人員的講話進(jìn)行記載（特別是評(píng)論性質(zhì)的會(huì)議），記載內(nèi)容會(huì)后留底。

 

2、組織專人拍攝（攝像、錄音），會(huì)后留底。

 

（二）會(huì)議服務(wù)留意事項(xiàng)：

 

1、成都會(huì)務(wù)公司組織專人（會(huì)議組織人員或物業(yè)人員）擔(dān)任茶水服務(wù)。

 

2、舉行大型會(huì)議或視頻會(huì)議時(shí)，組織專人擔(dān)任操作麥克風(fēng)、調(diào)音臺(tái)、投影儀、視頻設(shè)備等。

 

（三）其他留意事項(xiàng)：

 

1、參會(huì)人員就坐后提示悉數(shù)參會(huì)人員封閉手機(jī)或調(diào)成靜音。

 

2、會(huì)議時(shí)刻較長(zhǎng)時(shí)，可適當(dāng)組織半途休息時(shí)刻。

 

三、會(huì)議后

（一）收拾會(huì)議記載：

 

1、收拾好會(huì)議中的文字記載和圖片、視頻、音頻記載，進(jìn)行存案。

 

2、完結(jié)會(huì)議總結(jié)資料，資料內(nèi)容應(yīng)包含：會(huì)議議程各項(xiàng)內(nèi)容、首要人員講話資料、會(huì)議評(píng)論內(nèi)容和總結(jié)性定論。

 

3、收拾完結(jié)會(huì)議總結(jié)資料后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批閱，將批閱經(jīng)過的資料分發(fā)至各參會(huì)人員遵照?qǐng)?zhí)行。

 

3、重要會(huì)議完畢后可考慮在網(wǎng)上發(fā)布會(huì)議相關(guān)新聞。